Receptionist

Receptionisten möter besökare och visar dem till rätt. Många företag har idag särskilda bokningsrutiner för besökare. Då har besökaren avtalat tid i förväg. Då kontaktar receptionisten den som ska ta emot besöket. Ibland kommer besökare spontant och då är det receptionistens uppgift att ta emot och förklara rutinerna.

Vissa företag har egna säkerhetsrutiner på företaget. Då ska besökaren registreras och få en besöksbricka som sedan lämnas när besöket är klart. Det kan receptionisten ansvara för.

Vanligast idag är att den som tar emot besöket hämtar sin besökare vid receptionen. Det kan hända att hen ibland blir försenad och då är det receptionistens uppgift att bedöma om besökaren kan vänta eller om det är bättre att boka en ny tid. Att ta väl hand om den som väntar är receptionistens uppgift. Därför är det viktigt att vara serviceinriktad och kunna anpassa sig till nya situationer som kan uppkomma.

Många receptionister har också andra arbetsuppgifter. Vanligt är att bokning och skötsel av konferensrum ingår. Andra administrativa uppgifter som kan ingå varierar. Därför är det bra att kunna hantera vanliga administrativa programvaror. Receptionisten bevakar inkommande mail i elektroniska brevlådor. De kan också sköta kopiering och postsortering.

På mindre arbetsplatser sköter ofta receptionisten även telefonväxeln.

Konferensvärden ser till att konferensarrangemang överensstämmer med gästernas bokning och önskemål. Man kan hjälpa till med bokning och planering och ser till att lokaler, teknisk utrustning, bokningar i restaurang och annat fungerar under konferensen.